Strona główna » Systemy zarządzania firmą » CDN OPTIMA » Moduły Handel i Usługi

Moduły Handel i Usługi

Faktury

Moduł Faktury to łatwe wystawianie dokumentów handlowych również w walutach obcych, cennik z dowolną ilością cen, kartoteki kontrahentów wraz indywidualnymi warunkami handlowymi oraz wielowymiarowe rabaty. Moduł dostępny jest w pakiecie promocyjnym CDN Optima Start Mikrofirma wraz z modułem Kasa/Bank.

Funkcjonalność modułu Faktury obejmuje między innymi:

wystawianie faktur sprzedaży dla podmiotów gospodarczych oraz osób fizycznych, faktur zakupu, paragonów, faktur zakupu od rolnika ryczałtowego, wewnętrznych faktur zakupu i sprzedaży, faktur zaliczkowych
fiskalizację paragonów i faktur sprzedaży dla osób fizycznych - współpraca z drukarkami fiskalnymi,
faktury korygujące (ilość, wartość, podatek VAT),
wystawianie dokumentów związanych z procesem przedsprzedaży - faktur Pro Forma,
wystawianie dokumentów w walutach obcych - na dokumencie sprzedaży można określić walutę, rodzaj kursu i aktualny przelicznik,
możliwość wydruku faktury wraz ze skojarzonymi dokumentami kasowymi,
standardowe formy płatności (gotówka i przelew) oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty oraz inne dowolnie definiowane
elastyczną, definiowalną numeracja dokumentów,
prowadzenie dowolnej ilości kartotek usług z możliwością podziału na dowolne grupy asortymentowe prezentowane w formie drzewa,
obsługę kodów kreskowych.

Moduł Faktury charakteryzuje się dużą swobodą pracy:

operacje seryjne (zbiorcze zatwierdzanie i usuwanie oraz kopiowanie dokumentów)
faktury można wystawiać w cenach "od netto" lub "od brutto",
dla faktur można ustalić dowolny system numeracji,
nieograniczona lista cen w dowolnej walucie,
dla każdego kontrahenta można zdefiniować szczegółowe warunki handlowe,
wygląd graficzny faktury można dowolne definiować - układ kolumn, nagłówek faktury, umieszczenie logo firmy, dzięki darmowemu generatorowi raportów GenRap,
opisywanie cechami (atrybutami) pozycji na dokumencie (towarów) oraz całych dokumentów i kontrahentów,
gotowe zestawienia według cech (atrybutów) pozycji na dokumencie i całych dokumentów.

Okno sprzedaży dedykowanej to narzędzie efektywnie podwyższające jakość obsługi stałych klientów. Oprócz możliwości szybkiego wystawienia dokumentów na danego kontrahenta okno to zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące kontrahenta:

dane teleadresowe z możliwością podglądu karty kontrahenta,
zestawienie rabatów z możliwością wydruku indywidualnego cennika,
historię kontrahenta (wszelkie dokumenty związane z kontrahentem),
historię płatności kontrahenta wraz z prognozą przyszłych,
przyznany limit kredytu kupieckiego, wartość przeterminowanych płatności, zadłużenia i pobranych zaliczek,
analizę w formie wykresu słupkowego sprzedaży za ostatnie 3 miesiące w porównaniu z analogicznymi miesiącami w roku poprzednim,
listę zdarzeń CRM dotyczących kontrahenta z możliwością rejestracji nowych z poziomu okna.

Łatwa sprzedaż pozwala na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży, który ogranicza się do 3 kroków: zaznaczenie zasobów i określenie ilości, wybór dokumentu (faktura, paragon), wybór kontrahenta na dokumencie. Od strony zakupowej można wykorzystać opcję Łatwe zakupy.

CDN OPT!MA wyposażona jest w specjalne alternatywne okno sprzedaży detalicznej CDN Optima Detal. Okno to przystosowane jest do współpracy z panelami dotykowymi.

System jest dostosowany do przepisów dotyczących wymiany handlowej z kontrahentami z Unii Europejskiej umożliwiając m. in. rejestrowanie wewnątrzwspólnotowych transakcji nabycia oraz dostawy, a także transakcji trójstronnych (pośrednictwa sprzedaży).

Specjalną propozycję stanowi dodatkowa aplikacja CDN OPT!MA Ofertowanie, która usprawnia przygotowanie w Microsoft Office Word oferty handlowej, w oparciu o aktualne dane pobierane bezpośrednio z CDN OPT!MA.

System CDN OPT!MA może współpracować z systemem ECOD, dzięki czemu możliwa jest elektroniczna wymiana dokumentów z partnerami handlowymi, m. in. z sieciami handlowymi. Eksport faktur oraz import zamówień realizowany jest w standardzie EDI (Electronic Data Interchange).

Handel

Moduł Handel oprócz pełnej funkcjonalności modułu Faktury pozwala na prowadzenie gospodarki magazynowej przy zastosowaniu automatycznej wyceny magazynu. Pracując na programie, Użytkownicy prowadzą i zarządzają gospodarką magazynową przy zastosowaniu rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z czterech metod: FIFO, LIFO, AVCO, QUAN.

Program umożliwia wystawianie różnego rodzaju dokumentów handlowych i magazynowych: faktury VAT, paragony, faktury proforma, faktury RR, dokument Tax Free, Intrastat, zamówienia i rezerwacje, przyjęcia i wydania zewnętrzne oraz wewnętrzne, arkusze inwentaryzacyjne i wiele innych.

CDN OPT!MA Handel zapewnia prowadzenie wielu magazynów. Magazyny mogą być prowadzone lokalnie lub w lokalizacjach odległych. Przesyłanie informacji o towarach przesuwanych pomiędzy magazynami odbywa się za pomocą plików.

Użytkownicy CDN OPT!MA dysponują dużą swobodą ustalania schematu obiegu dokumentów w firmie, dzięki możliwości ich przekształcania:

Tworzenie faktur na podstawie jednego lub wielu dokumentów magazynowych,
Faktura sprzedaży może być tworzona na podstawie rezerwacji przyjętych od klientów,
Faktura zakupu może być wygenerowana na podstawie złożonych wcześniej zamówień do dostawców,
Wydania i przyjęcia zewnętrzne mogą powstawać automatycznie do dokumentów handlowych (faktur sprzedaży, paragonów, faktur zakupu);
Proces sprzedaży może być poprzedzony wystawieniem faktury Pro Forma, na podstawie której można wygenerować zamówienie do dostawcy, rezerwację klienta lub dokument sprzedaży.

Program umożliwia ewidencjonowanie usług, towarów prostych oraz złożonych.

Towary złożone posiadają własne receptury, na podstawie których odbywa się kompletowanie zestawów lub produktów. Kompletacja to uproszczona forma produkcji umożliwiająca wprowadzenie produktów na magazyn, z równoczesnym rozchodem użytych do produkcji składników.

Towary posiadają nieograniczoną ilość cen sprzedaży w PLN oraz dowolnej walucie, rozbudowany system rabatów i indywidualne cenniki klientów. Każdy towar może być przypisany do wielu grup magazynowych, które prezentowane są w formie drzewa.

Jeśli standardowe informacje o towarze są niewystarczające, Użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnej listy specjalnych atrybutów, opisujących dany towar. Atrybuty mogą przyjmować formę tekstową, liczbową, daty lub graficzną np. zdjęcie towaru. Wskazane atrybuty mogą być przenoszone na transakcje lub wysyłane do e-sklepu.

Ponadto CDN OPT!MA Handel to:

Pełna informacja o stanach magazynowych (ilości towaru, jego rezerwacjach i brakach, zamówieniach itp.)
Wielowalutowość
Obsługa faktur zaliczkowych krajowych i zagranicznych
Dokumenty wewnątrzunijne
Uproszczona obsługa importu
Obrót opakowaniami kaucjonowanymi z możliwością fakturowania opakowań niezwróconych w terminie
Atrybuty transakcji – możliwość opisania każdego dokumentu/transakcji dowolną ilością dodatkowych cech
Zestawienia wg atrybutów transakcji oraz atrybutów towarów
Zestawienia obrazujące ruchy towaru na magazynie
Historia transakcji towaru oraz kontrahenta
Kontrola płatności przeterminowanych, blokada sprzedaży poniżej limitu kredytu
Kontrola stanów minimalnych i maksymalnych, generowanie zamówień na brakujące towary
Sprzedaż dedykowana – w jednym oknie widoczne najważniejsze informacje o kliencie i wszystkich transakcjach z nim przeprowadzonych.
Współpraca z e-sklepem

Rozszerzony moduł CDN OPT!MA Handel Plus.

W porównaniu z wersją standardową zawiera dodatkowo:

możliwość przyjęcia i ocechowania konkretnych partii dostawy
możliwość wydania towaru ze wskazaniem na dostawy

Użytkownik sam decyduje jak wprowadzić towar na magazyn, aby w jak najbardziej przejrzysty dla siebie sposób móc go potem rozchodować. Stworzono mechanizm podziału wprowadzanych dostaw na konkretne partie w jednoznaczny i precyzyjny sposób opisane za pomocą cech. W zależności od potrzeb możliwe jest zdefiniowanie aż do 10-u atrybutów dla danej partii. Zapewnia to pełną kontrolę i świadomy wybór konkretnych zasobów podczas prowadzenia obrotu towarami.
Korzystanie z ”Zestawień dla dostaw” ułatwia wyszukiwanie partii towaru, jakie były przyjmowane do/wydawane z magazynu lub które ciągle tam są. Dzięki temu możliwe jest łatwe zlokalizowanie produktów przechowywanych albo wydanych z magazynów.

W CDN OPT!MA Handel Plus z poziomu dokumentu handlowego można zdecydować, na jaki magazyn zostanie wprowadzona dana pozycja towarowa lub z jakiego zdjęta. Tworząc dokumenty handlowe np.: Faktury Zakupu, Faktury Sprzedaży czy Paragony, można wybrać pozycje towarowe pochodzące z wielu magazynów.
W CDN OPT!MA Handel Plus istnieje również możliwość wprowadzania nazw, opisów dla towaru, grupy lub atrybutu w językach: polskim, niemieckim i angielskim. Nazwy i opisy można wprowadzić w języku HTML, dzięki czemu będą one wygodniejsze w edycji w CDN e-Sklep.

e - Sklep

Podstawowym założeniem działania CDN e-Sklep jest ścisła współpraca z systemami do zarządzania firmą: CDN OPT!MA oraz CDN XL. Polega ona na dzieleniu się między systemem, a sklepem internetowym potrzebnymi informacjami - automatycznie.

Do sklepu przekazywane są informacje zgromadzone w systemie CDN na temat towaru takie jak opis, zdjęcie, cena, dostępności zasobów czy specyfikacja, natomiast w drugą stronę płyną zamówienia określające ilość, miejsce dostawy, sposób zapłaty czy dane na fakturę. Całość przepływu informacji odbywa się w tle i jest zupełnie niezauważalna ani dla Klienta ani dla właściciela sklepu.

System do zarządzania firmą jest częścią panelu administracyjnego sklepu internetowego, co całkowicie likwiduje problem ręcznego uzupełniania zmieniających się danych w obu aplikacjach. Właściciel sklepu internetowego ma pod ręką zawsze aktualne informacje na temat prowadzonej sprzedaży oraz bogate możliwości jej mierzenia i analizowania.

Intuicyjny, estetyczny oraz funkcjonalny interfejs graficzny to główny wyróżnik CDN e-Sklep. Z jednej strony pozwala Klientom sklepu na łatwe i wygodne zapoznanie się z ofertą, z drugiej zaś daje właścicielowi sklepu szeroki wachlarz opcji zmiany wyglądu i funkcjonalności.

CDN e-Sklep posiada bardzo szerokie możliwości dostosowania szaty graficznej sklepu do własnych potrzeb:

Wybór układu - layout'u - spośród kilku gotowych schematów
Swoboda w rozmieszczaniu elementów sklepu dzięki metodzie "przeciągnij i upuść"
Edycja praktycznie każdego elementu graficznego witryny sklepu
Pełna kontrola tego jakie informacje na temat produktu mają być prezentowane
Możliwość zmiany rozmiaru wyświetlanego zdjęcia
Wybór sposobu prezentacji oferowanych towarów

Prosta droga do zamówienia. Interfejs graficzny CDN e-Sklep prowadzi w prosty sposób internautę od przeglądania listy katalogów, list towarów do logowania i składania zamówień.

Wielojęzyczność CDN e-Sklep pozwala na dostosowanie się do prowadzenia sprzedaży na rynkach zagranicznych. Oprócz wersji polskiej mamy możliwość wybrania jednej z 4 nowych wersji językowych: angielskiej, niemieckiej, ukraińskiej oraz francuskiej. Administrator sam może zdecydować w jakich językach będzie dostępny interfejs e-Sklepu.

Integracja z zewnętrznymi serwisami internetowymi - CDN e-Sklep umożliwia szeroką współpracę z:

porównywarkami cenowymi: Skąpiec, Ceneo, Nokaut
serwisem aukcyjnym Allegro
serwisami płatności internetowych: Dotpay.pl, Płatności.pl, Przelewy24.pl

Detal

CDN OPT!MA Detal to specjalnie zaprojektowane okno obsługujące szybką sprzedaż detaliczną. Jest to aplikacja ściśle powiązana z CDN OPT!MA i mająca na celu uproszczenie pracy sprzedawców do minimum. Łatwa obsługa, współpraca z ekranami dotykowymi i czytnikami kodów kreskowych oraz niezwykle czytelny interfejs czyni z okna sprzedaży detalicznej doskonałe narzędzie do pracy w sklepach.

Specjalnie przygotowany interfejs zapewnia łatwą obsługę wszystkich funkcji. Duże, czytelne przyciski usprawniają pracę, a przypisanie do każdej funkcji klawisza skrótu pozwala na pracę bez myszy komputerowej.

Najważniejsze funkcje:

Ergonomiczne, szybkie wystawianie paragonów, rozlicznie ich oraz drukowanie na drukarce fiskalnej lub zwykłej
Możliwość pracy na ekranach dotykowych oraz bez użycia myszy
Możliwość skorzystania z ekranowej klawiatury numerycznej lub alfanumerycznej
Współpraca z wieloma modelami drukarek fiskalnych, również on-line.
Dowolna ilość form płatności
Własne serie dokumentów
Wystawianie i wydruk faktur do paragonów
Wystawianie KP/KW oraz podgląd stanu kasy w dowolnym momencie
Zestawienia paragonów i podsumowanie kasy
Indywidualna konfiguracja sposobu pracy na każdym stanowisku sprzedażowym
Indywidualne prawa pracowników w zależności od pełnionej funkcji w pracy

Serwis

Moduł CDN OPT!MA Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych oraz planowanie pracy serwisantów.

Moduł odpowiada potrzebom małych punktów serwisowych. W zależności od potrzeb firmy w module CDN OPT!MA Serwis można:

prowadzić kartoteki urządzeń serwisowanych (w podziale na rodzaje),
swobodnie opisywać urządzenia serwisowane cechami (atrybutami), w tym również obowiązkowymi (np. wymagane jest podanie numeru seryjnego),
rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i "w toku") i opisywać cechami,
harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie - w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
szybko wyszykiwać zlecenia i zadania przeterminowane lub na dziś,
rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/ paragon na wykonaną usługę (wymagany moduł Faktury),
w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu.

Moduł CDN OPT!MA Serwis może współpracować z modułem CDN OPT!MA Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym CDN OPT!MA Handel (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli Użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne).

Formularz zlecenia składa się z pięciu zakładek:

Ogólne - zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia.
Czynności - na zakładce tej Użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki.
Części - zawiera informacje o wykorzystanych częściach. Z poziomu tej zakładki Użytkownik może pobierać części potrzebne do realizacji zlecenia dokumentem MM lub utworzyć zamówienie u dostawcy na wskazane części.
Atrybuty - zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
Dokumenty - zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.

Każda czynność, jaką należy wykonać w związku z realizacją zlecenia, może być przypisana do innego operatora. Użytkownik może określić sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy możliwości:

niezależna - czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
po wykonaniu poprzedniej - czynność, która może być zrealizowana dopiero gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
wg terminu - czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.

W przypadku czynności wykonywanych w podanym terminie istnieje możliwość zarezerwowania czasu w terminarzu konkretnego operatora. Operatorzy mogą również filtrować na liście zlecenia, na których mają przypisane do realizacji czynności.

Na potrzeby obsługi modułu CDN OPT!MA Serwis należy utworzyć dedykowany magazyn serwisowy, na który mają być przesunięte części potrzebne do realizacji zlecenia (np. w firmie remontowo- budowlanej każda budowa może mieć odrębny magazyn serwisowy, na który będzie tworzyła zlecenia serwisowe i przesuwała potrzebne materiały). Pobierając części operator może zdecydować, które z nich mają być fakturowane, a które pozostają kosztem serwisowym i będą rozchodowane dokumentem wewnętrznym RW.

Drukuj

Wstecz

W górę